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Agosto es un buen momento para preparar lo que en septiembre ya no tendrá tiempo de esperar. Y una de esas cosas es la estrategia de patrocinio del próximo congreso o jornada.
Conseguir patrocinadores no empieza con un correo masivo ni con un dosier enviado a ciegas. Empieza antes, con un trabajo de preparación que muchos equipos organizadores dejan para el último momento y que luego se nota en los resultados.
Una empresa que recibe una propuesta de patrocinio necesita entender en pocos minutos qué se le ofrece, a qué público llegará y qué obtendrá a cambio. Si eso no está claro desde el primer contacto, la conversación no avanza.
Antes de salir a buscar patrocinadores, conviene tener definidos la temática del congreso, el perfil real de los asistentes, el alcance previsto y el tipo de colaboración que se busca. Cuanto más concreto sea ese punto de partida, más fácil será que una empresa identifique su oportunidad.
Las empresas no analizan solo la visibilidad que pueden obtener. Analizan con quién van a estar presentes. Un congreso dirigido a profesionales sanitarios, investigadores o directivos ofrece oportunidades muy distintas para una marca, y esa información tiene que estar en la propuesta desde el principio.
Número estimado de asistentes, perfil profesional, sector, procedencia. Son datos que parecen obvios pero que rara vez aparecen bien explicados en los primeros contactos.
Contactar con muchas empresas sin criterio genera poco retorno y mucho desgaste. La experiencia nos dice que funciona mejor una selección ajustada de empresas con afinidad real: que compartan sector, público objetivo o valores con la iniciativa que se les propone.
El primer mensaje debería demostrar que se las ha elegido por una razón concreta, explicar qué relación existe con la temática y plantear un siguiente paso claro. No siempre el objetivo inicial es cerrar el patrocinio. A veces basta con abrir una conversación.
Las propuestas de patrocinio funcionan mejor cuando ofrecen distintas opciones de colaboración adaptadas a diferentes presupuestos y niveles de visibilidad. Y cuando las contraprestaciones son concretas: número de publicaciones, presencia en la web, ubicación del logotipo, acceso a espacios, difusión en redes.
Las expresiones vagas no generan confianza. Lo que genera confianza es saber exactamente qué se recibe a cambio.
El dosier de patrocinio tiene que funcionar solo, sin que nadie lo explique. Bien estructurado, visual y adaptado a cada empresa. Presentación de la organización, descripción del congreso, perfil de asistentes, modalidades, contraprestaciones y contacto. Lo justo para tomar una decisión o pedir una reunión.
Lo que se prepara bien en agosto llega a septiembre con ventaja. En Provalentia ayudamos a asociaciones, sociedades científicas y organizaciones a diseñar propuestas de patrocinio y a desarrollar congresos y jornadas con una planificación integral. Si tienes un proyecto en mente, en provalentia.com puedes contarnos cómo podemos ayudarte.
Los patrocinios para congresos son una manera eficiente y rentable de acercarte a tus públicos.
