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Por qué es importante hacer un viaje de prospección

Satisfacer las necesidades que solicita cualquier tipo de cliente es una de nuestras máximas, para lograrlo, debemos hacer un trabajo previo que nos permita recopilar el máximo de información ayudándonos a resolver todas las dudas que puedan surgir en las primeras reuniones e ir descartando las opciones que no se ajusten a sus necesidades.   

La organización de un congreso, jornada, webinar, charlas o cualquier otro evento corporativo requieren necesidades distintas, por ello es importante realizar de manera periódica prospecciones en ciudades que puedan albergar congresos de toda índole.

Es de vital importancia obtener toda la información posible de cada prospección que se realice, desde la información más evidente hasta aquella que parece más mínima. El motivo es sencillo, conocer todos los aspectos directos e indirectos que intervienen a la hora de organizar un congreso nos aporta una mayor seguridad de control al cliente.

Visitar cada una de las localizaciones que tienen el potencial de albergar congresos dentro de una ciudad, así como conocer su capacidad hotelera, los restaurantes más cercanos, una buena comunicación a la ciudad, el clima, los distintos proveedores que necesitaríamos, actividades complementarias que ofrece la ciudad, alternativas…

Aspectos que debemos apuntar durante nuestra visita para posteriormente emitir un informe de pros y contra donde quede todo bien reflejado, y nos permita escoger aquellas ciudades que sean candidatas porque cumplan con los requisitos necesarios.

Estos viajes de prospección permiten al equipo conocer el entorno, moverse por la ciudad como lo haría un asistente al congreso, ponerse en su lugar y pensar, in situ, en todos esos pequeños detalles a los que podrían enfrentarse durante el congreso. Esta, es la principal diferencia a analizar u obtener la información desde la comodidad de un ordenador, en definitiva es adelantarse y prever los imprevistos.

De esta manera, al recibir el brief del congreso por parte del cliente, podemos presentar unas opciones u otras dependiendo de lo que solicite, del presupuesto que se tenga, de sus necesidades… En resumen, a garantizar el éxito de principio a fin.

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